新庁舎の建設を計画する西都市は、公募型プロポーザル方式により「西都市新庁舎建設設計監理業務委託」の事業者選定を実施。参加申し込みのあった５者の提案内容を審査し、最も優れた提案を行った株式会社久米設計九州支社を受注候補者に特定した。履行期間は平成３０年４月から３４年３月末までを予定する。
建設から５０年超が経過する現在の本庁舎は経年劣化が進み、平成２４年度に実施した耐震診断では「巨大地震で倒壊または崩壊する可能性が高い」ことが確認されている。合わせて、西棟や南・西庁舎、北別館等に機能が分散し、市民の利便性や事務処理の効率性が低下するなどの課題も抱えていることから、新たに庁舎を建設する。
現在の本庁舎南側を建設候補地とする新庁舎の規模は、配置する部署や職員数・議員数のほか、国の算定基準等を参考に、想定面積を７１００m2程度と設定。南海トラフ巨大地震への対応として、免震構造の採用を基本とするほか、自衛隊機による騒音対策等を考慮し、新庁舎はＲＣ造の４階建を基本とする。
他自治体の事例を参考とした現時点の概算事業費は、建設工事費が約３６億円(約７１００m2×想定工事費単価５０万円／m2)、その他工事費が約９億円(解体工事費、外構工事費、平田公園の移設費等)、その他経費が約５億円(設計費、地盤調査費、測量費、引越費、什器備品費等)。総額は約５０億円を見込む。
新庁舎建設に係る基本・実施設計及び工事監理業務を委託する当該業務のプロポーザルは二段階審査方式で実施。大臣認定不要の告示免震ルートの採用や具体的なランニングコストの縮減策、将来を見据えたアクセス道の考え方等に関して優れた提案を行った同社を受託候補者に選定した。次席者は株式会社梓設計九州支社だった。
事業スケジュールでは、２９年度に策定した基本構想・基本計画を踏まえ、３０年度初旬～３１年度中旬にかけて基本設計・実施設計を行う。新庁舎建設工事は３１年度中旬～３２年度下旬に行い、３３年度早期の供用開始を目指す。３３年度～３４年度に外構工事や現庁舎の解体工事、西棟等の改修工事を順次行う予定でいる。